En la configuración del evento, en el menú Contenido, podrás encontrar la opción para:

• editar el Programa de actividades propuestas para el evento;
• y hacer la reserva de salas para videoconferencia dentro de tu evento.

Hay dos utilidades para confeccionar un Programa de actividades en Symposium que no son excluyentes:

• El editor de texto libre. Hay más información sobre el editor aquí.
• El editor de agenda

Este panel contiene un componente de edición de textos con funciones básicas que aparecen típicamente en una aplicación de tratamiento de textos como Word o similares.

Bajo el editor existe un botón “Copiar contenido original”. Su función es eliminar el contenido del editor y poner en su lugar el que tiene ese mismo cuadro en el idioma por defecto del Evento. Si ya hay contenido escrito, avisará de su eventual eliminación, sustituido por el otro idioma. Si se usa durante la edición del idioma principal del Evento, no tendrá efecto usar ese botón. Es importante tener en cuenta que cuando un Evento está configurado como Multi idioma, será necesario crear y guardar las actividades en cada uno de esos idiomas para que aparezcan en la sección Programa del website del Evento correspondiente.

Cuando se termina la edición de texto, es necesario usar el botón Guardar para que el contenido se registre en base de datos. Si el Evento está configurado como Multi idioma, el botón Guardar se mostrará dentro de un cuadro más grande con una alerta que avisa que ese contenido será sólo visible en la versión de la web del idioma en que se está trabajando. Será necesario completar ese mismo panel en los otros idiomas en que se desea que aparezca la actividad.

Este editor permite crear un Programa dando de alta cada actividad que se realice durante el mismo. Las actividades se mostrarán en el calendario del Evento.

Lo primero que se muestra en esta sección es el botón “Añadir actividad” que despliega el formulario de alta de nuevas actividades.

A continuación figura una lista con las actividades ya registradas anteriormente tal y como se le mostrarán a los visitantes de la web. Es posible editar o borrar actos de agenda según convenga utilizando los botones que aparecen a la derecha de cada uno.

Recomendamos en todo caso dar prioridad al Editor de agenda para registrar los actos del Programa porque permite mayor control sobre el contenido y la forma en que luego se muestra a los visitantes del sitio web.

En la página web del Evento se mostrará primero el texto libre del Editor de texto con el formato que haya determinado el Organizador y después la colección de los actos que se guardaron como Editor de agenda, que tendrán el aspecto general de la web. Posteriormente, en la página web del Evento se mostrará primero ese texto libre y después la colección de los actos que se guardaron como Editor de agenda, con el aspecto general de la web.

Una buena práctica puede consistir en utilizar el Editor de texto libre para hacer una presentación del Programa, de sus objetivos o para hacer cualquier anotación o aclaración que puedan precisar los visitantes. Conviene usar pocos elementos artísticos de formato para que no desentone con el aspecto de la web.

Las actividades del Programa se muestran en una sección específica de la página web del evento, según la estética de la plantilla que se le aplique. En esa página aparecen dos iconos en distintos lugares de la página: uno tiene aspecto de calendario, el otro indica las letras ICS.

• Integración con Google Calendar: el icono con forma de calendario permite integrar en tu Calendario Google actividades del evento.
• Integración mediante fichero ICS: el botón con las letras ICS permite descargar un fichero de texto que pueden importar todas la aplicaciones de gestión de calendario personal, como Microsoft Outlook, Apple iCal, Evolution, KOrganizer, Lotus Notes, Lightning para Thunderbird y muchos otros.

Según qué botón utilices, podrás integrar:

• todas las actividades del Programa del evento
• sólo las actividades de una fecha
• sólo una actividad individual, incluyendo las sesiones paralelas

Symposium proporciona sin coste adicional una sala de webinar de Zoom para hasta 100 participantes. Así mismo, es posible también disponer de una sala de mayor capacidad o varias salas adicionales simultáneas. Pregúntanos en https://symposium.freshdesk.com/.

La reserva de salas de videoconferencia está sujeta a disponibilidad. Para solicitarla, haz clic en “Añadir una videoconferencia”. Asegúrate de configurar bien la zona horaria del evento para que las fechas y la hora sean las correctas.

Completa el formulario indicando la fecha y hora (en minutos) en la que necesitas la sala. Es importante tener en cuenta que el horario de una sala ya solicitada no se puede modificar. En su lugar, es posible eliminarla y hacer una nueva solicitud, si bien durante ese intervalo de tiempo la sala quedará libre para otras posibles peticiones.

Configura el modo de inicio de la sala:

• Acceso automático de asistentes: iniciada la sala, los asistentes podrán ir uniéndose.
• Sesión de prueba: el anfitrión puede escoger la opción de iniciar la sala de forma manual para abrir la sala y realizar pruebas antes de abrirla de forma oficial al resto de participantes.

La petición de reserva de la sala es procesada de forma instantánea. Si hay disponibilidad, la solicitud es aprobada y se genera el enlace de asistente para que puedas difundirlo.

En el caso de que el tramo horario seleccionado esté ocupado, recibirás un aviso de solicitud pendiente. Tramitaremos esta solicitud para gestionar una sala.

Adicionalmente, podrás enviar invitaciones a usuarios para que figuren como ponentes y que puedan intervenir en la videoconferencia compartiendo su pantalla, vídeo y activando el micro.

El día de celebración del evento, media hora antes del comienzo, recibirás un email con las credenciales de Anfitrión para iniciar sesión en https://zoom.us. Igualmente, puedes consultar las credenciales y el enlace de anfitrión en esta misma sección donde iniciaste la reserva de la sala.

Quince minutos antes de finalizar la sesión programada, también recibirás un correo de aviso para que puedas ultimar las conclusiones del webinar. Puedes cerrar la sesión desde la aplicación de Zoom o dejar que nuestra plataforma se ocupe de ello unos minutos después de la hora de finalización.

Al igual que el Anfitrión, media hora antes del inicio de la sesión, Symposium enviará un correo a todos los asistentes confirmados con el enlace para unirse a la sesión. Podrán unirse a través del link usando la versión de Zoom para el navegador o bien descargando la aplicación de escritorio de Zoom.

Así mismo, los asistentes dispondrán del enlace y del pin para acceder a la reunión en su panel privado de usuario.

El mensaje de invitación a los ponentes es instantáneo. Es decir, en el mismo momento en que se añade un ponente a la sala desde esta sección, este recibe la invitación con el enlace a la sesión. Sin embargo, no podrá acceder a la reunión hasta que el anfitrión no haya iniciado la sala.