En este artículo se expone el funcionamiento del nuevo modelo de gestión de Privacidad de acuerdo con la vigente LOPDGDD, que facilitará a los partners pertenecientes a la Unión Europea herramientas para adecuar el tratamiento de los datos de los usuarios de su plataforma a la normativa.

La Política de Protección de Datos es un texto legal de gran importancia que regula el tratamiento de los datos de los usuarios según la normativa europea. La configuración y asignación de estos textos es especialmente importante cuando se realiza gestión de asistentes, ya que el evento no podrá ser publicado hasta que no se especifique una Política de Privacidad.

Las plantillas para la Política de Privacidad se configuran desde el Panel de Administración > configuración > Política de Privacidad.

Los Administradores de plataforma pueden crear textos personalizados para las Políticas de Protección de Datos a través de asistentes guiados. En estos asistentes se pueden detallar los consentimientos específicos que se van a solicitar a los usuarios, con determinación de cuáles de ellos serán de obligada aceptación por parte del usuario para la prestación del servicio y cuáles no.

Los nuevos textos legales se organizan en dos niveles:

• Nivel plataforma de eventos
• Nivel de evento

• Política de Privacidad a nivel de plataforma

Este texto legal es único y solamente puede modificarlo y/o consultarlo un Administrador. Los consentimientos indicados en esta Política de Protección de Datos son los que un usuario visualiza y acepta durante el registro en la plataforma. El proceso de creación establece un consentimiento obligatorio, pero el Administrador puede añadir tantos consentimientos como necesite e indicar cuáles de ellos son obligatorios y cuáles no.

• Política de Privacidad a nivel de evento

Los Administradores pueden crear tantas políticas como necesiten, establecer para cada una de ellas unos textos determinados y los consentimientos que sean necesarios. Los Organizadores no pueden crear ni modificar estas plantillas, pero antes de publicar un evento puede consultarlas y deben seleccionar una de ellas para que sea aceptada por el asistente en el proceso de inscripción al evento.

Este módulo implica a Administradores y Organizadores de eventos desde el área de gestión de la plataforma y a los Usuarios como afectados por el tratamiento de sus datos personales.

• El Administrador debe dar de alta dos tipos de plantillas LOPD: una a nivel de plataforma y que tendrán que aceptar los usuarios que se registren y al menos ina a nivel de evento que tendrá que ser aceptada por los asistentes es en el proceso de inscripción.
• Los Organizadores de eventos podrán seleccionar uno de los textos de Política de Privacidad creados por el Administrador. Este proceso se efectúa a la hora de configurar las inscripciones del evento.
• Los Usuarios tendrán que aceptar los consentimientos para dos situaciones:
  • El usuario que se inscriba a un evento deberá aceptar la política a nivel de evento, cuyos consentimientos han sido impuestos por el Administrador y seleccionados para el evento por el Organizador.
  • Si el usuario decide activar su cuenta, deberá aceptar la Política de Privacidad impuesta a nivel de evento por el Administrador.

En el caso de que se produzca una modificación de la política de privacidad posterior a la inscripción o registro, los usuarios podrán revisarla y aceptar los nuevos términos al momento de hacer login en la plataforma, siempre que estuviesen previamente registrados.

El organizador es el encargado de seleccionar una de las plantillas creadas por el Administrador para la Política de Protección de Datos de los asistentes al evento. Puede hacerlo desde el editor del evento, en la sección Asistentes > Inscripciones.

En este apartado aparecen todas las plantillas disponibles, junto a los consentimientos establecidos por el Administrador. El Organizador puede seleccionar solo una, pero puede además seleccionar otra y deprecar la anterior.

Cuando un Organizador selecciona una plantilla para su evento se genera una copia de esta. Las posibles modificaciones que realice el Administrador sobre la plantilla original no afectan a las copias publicadas en los eventos. En este caso, al Organizador se le mostraría un aviso en la sección Asistentes > Inscripciones, notificando que el Administrador de la plataforma ha realizado cambios sobre la información o consentimientos de esa política. El Organizador tiene la opción de descartar el cambio y seguir usando la antigua versión de la plantilla LOPD o puede actualizar la plantilla. Si actualiza la Política de Privacidad, se informará a los inscritos del cambio transcurridos entre 15 y 30 minutos y estos deberán entonces aceptar la nueva política.

Cuando el Organizador actualiza la plantilla de la Política de Protección de Datos modificada por el Administrador, los consentimientos que aceptó el Usuario en el proceso de inscripción quedan obsoletos. El Organizador puede consultar qué usuarios tienen pendiente la aceptación de los nuevos consentimientos, tanto a nivel de evento como de plataforma.

El usuario que esté registrado en la plataforma, puede actualizar sus consentimientos accediendo a su panel privado: