Con cierta frecuencia, a los Eventos con aforo limitado pretenden asistir más personas de las que se admiten. La limitación de aforo se puede indicar a modo genérico para todo el Evento y también de forma específica según cada tipo de Inscripción que se configure. También es frecuente, cuando se producen estas situaciones, que algunos asistentes declinen su participación por muy diversos motivos y ello causa que los Organizadores tengan que reabrir el plazo de inscripción o buscar directamente a interesados que se han quedado sin sitio. Symposium asiste esta gestión mediante el menú Asistentes > Lista de espera.

Inicialmente, todos los Eventos tienen desactivada la gestión de listas de espera. El Organizador puede activarla desde este panel marcando un check. Al hacerlo, en el mismo panel aparece una tabla de ocupación del Evento. Si algún tipo de Inscripción está agotado, el indicador de ocupación resaltará en color anaranjado.

Más abajo, el panel muestra dos secciones:

• Buscador y filtros;
• Relación de inscritos en lista de espera

El flujo del proceso pasa a la aplicación de gestión y es el Organizador el que puede ver la lista de inscritos en la lista de espera con fecha, nombre, email y tipo de Inscripción. Hay varias acciones que efectuar al respecto de los inscritos en lista de espera:

• Enviar invitación: se avisa por email al interesado con una pregunta ¿Sigues interesado? y dos botones de respuesta. Si el destinatario escoge el botón Sí se le redirige al formulario de compra de entradas de la web ya rellenado con su nombre y email para completar la Inscripción.
• Rechazar interesado: simplemente borra de la lista de espera al interesado sin enviarle ningún mensaje.
• Ver formulario: despliega unos campos adicionales con lo que el solicitante indicó en el formulario de Inscripción

Cuando un Evento tiene Inscripciones con aforo completo, estas dejan de estar disponibles para la compra, salvo que la Lista de espera esté activada. Si lo está, el visitante aún podrá continuar su inscripción provisional mediante un botón “Entrar en lista de espera” bajo un texto “Entradas agotadas”.

El proceso es similar a la Inscripción normal, se pide nombre y email de contacto. Al inscrito en lista de espera no se le pide ningún pago aunque la Inscripción tuviese precio.

Cuando el visitante completa la inscripción en lista de espera, recibe un mensaje de confirmación con el aviso de que no tiene garantizada la asistencia, puesto que depende de que se liberen plazas.