El soporte legal en Symposium abarca cuatro áreas: protección de datos, propiedad intelectual, servicios de la sociedad de la información y gestión de cobros y pagos. Para tres de esos ámbitos, privacidad, aviso a autores y políticas de pagos y devoluciones, se puede crear una colección de plantillas de textos legales para que los organizadores utilicen las adecuadas a su contexto.

En el Panel de Administración > Cobertura legal, hay un cuadro con acceso a las cuatro áreas. En los siguientes menús se accede directamente a cada una de ellas:

Es un texto relacionado con la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y tiene como ámbito de aplicación todo el portal de eventos. Por ello, el Aviso Legal es único y no es posible tener varias plantillas. Symposium ofrece un modelo genérico, preparado para adaptarlo a tu institución.

• Al pie de la página de la instancia principal.
• Al pie de la página de cada evento.
• Al final del formulario de inscripción.
• En el formulario de contacto tanto de la plataforma como del evento.

1. Indicar un nombre distintivo a la nueva plantilla legal.
2. Rellena los campos correspondientes al nuevo documento.
3. Revisa o modifica la plantilla.
4. Resultado.

Rellena estos campos combinados si lo que quieres es usar el texto predefinido, o bien, pasa al siguiente apartado sin completar este formulario y escribe tu texto en el editor habilitado para ello.

Si realizas cualquier modificación, el texto predefinido quedará guardado, listo para insertar de nuevo si se desea.

Este texto aparecerá al realizar un pago por inscripción o por compra de productos. Los usuarios deberán leer y aceptar la Política de pagos y devoluciones antes de completar la operación.

Puedes crear varias plantillas para asignarlas a los distintos Receptores de pagos. Symposium proporciona un texto genérico para que puedas adaptarlo. También puedes eliminarlo si prefieres desarrollar textos más específicos de tu institución.

Tendrás que poner un nombre descriptivo a cada plantilla para poder diferenciarla de otras que puedas crear.

Puedes usar el asistente de rellenado de campos para combinar o bien puedes saltar el paso 2, si prefieres redactar un texto que no lleve campos combinados.

Siempre que quieras realizar alguna modificación en el texto y cliques en Guardar, el texto anterior quedará guardado en la segunda pestaña del editor en el caso de que quieras volver a establecerlo o consultarlo.

Estas plantillas se podrán asignar después a algún Receptor de pagos en el Panel de Administración:

En este artículo se expone el funcionamiento del nuevo modelo de gestión de Privacidad de acuerdo con la vigente LOPDGDD, que facilitará a los partners pertenecientes a la Unión Europea herramientas para adecuar el tratamiento de los datos de los usuarios de su plataforma a la normativa.

La Política de Protección de Datos es un texto legal de gran importancia que regula el tratamiento de los datos de los usuarios según la normativa europea. La configuración y asignación de estos textos es especialmente importante cuando se realiza gestión de asistentes, ya que el evento no podrá ser publicado hasta que no se especifique una Política de Privacidad.

Las plantillas para la Política de Privacidad se configuran desde el Panel de Administración > Cobertura legal > Política de Privacidad.

Los Administradores de plataforma pueden crear textos personalizados para las Políticas de Protección de Datos a través de asistentes guiados. En estos asistentes se pueden detallar los consentimientos específicos que se van a solicitar a los usuarios, con determinación de cuáles de ellos serán de obligada aceptación por parte del usuario para la prestación del servicio y cuáles no.

Los nuevos textos legales se organizan en dos niveles:

• nivel plataforma de eventos
• nivel de evento

Este texto legal es único y solamente puede modificarlo y/o consultarlo un Administrador. Los consentimientos indicados en esta Política de Protección de Datos son los que un usuario visualiza y acepta durante el registro en la plataforma. El proceso de creación establece un consentimiento obligatorio, pero el Administrador puede añadir tantos consentimientos como necesite e indicar cuáles de ellos son obligatorios y cuáles no.

Los Administradores pueden crear tantas políticas como necesiten, establecer para cada una de ellas unos textos determinados y los consentimientos que sean necesarios. Los Organizadores no pueden crear ni modificar estas plantillas, pero antes de publicar un evento puede consultarlas y deben seleccionar una de ellas para que sea aceptada por el asistente en el proceso de inscripción al evento.

Este módulo implica a Administradores y Organizadores de eventos desde el área de gestión de la plataforma y a los Usuarios como afectados por el tratamiento de sus datos personales.

• El Administrador debe dar de alta dos tipos de plantillas LOPD: una a nivel de plataforma y que tendrán que aceptar los usuarios que se registren y al menos una a nivel de evento que tendrá que ser aceptada por los asistentes es en el proceso de inscripción.

• Los Organizadores de eventos podrán seleccionar uno de los textos de Política de Privacidad creados por el Administrador. Este proceso se efectúa a la hora de configurar las inscripciones del evento.

• Los Usuarios tendrán que aceptar los consentimientos para dos situaciones:
  • El usuario que se inscriba a un evento deberá aceptar la política a nivel de evento, cuyos consentimientos han sido impuestos por el Administrador y seleccionados para el evento por el Organizador.
  • Si el usuario decide activar su cuenta, deberá aceptar la Política de Privacidad impuesta a nivel de evento por el Administrador.

En el caso de que se produzca una modificación de la política de privacidad posterior a la inscripción o registro, los usuarios podrán revisarla y aceptar los nuevos términos al momento de hacer login en la plataforma, siempre que estuviesen previamente registrados.

El organizador es el encargado de seleccionar una de las plantillas creadas por el Administrador para la Política de Protección de Datos de los asistentes al evento. Puede hacerlo desde el editor del evento, en la sección Asistentes > Inscripciones.

En este apartado aparecen todas las plantillas disponibles, junto a los consentimientos establecidos por el Administrador. El Organizador puede seleccionar solo una, pero puede además seleccionar otra y deprecar la anterior.

Cuando un Organizador selecciona una plantilla para su evento se genera una copia de esta. Las posibles modificaciones que realice el Administrador sobre la plantilla original no afectan a las copias publicadas en los eventos. En este caso, al Organizador se le mostraría un aviso en la sección Asistentes > Inscripciones, notificando que el Administrador de la plataforma ha realizado cambios sobre la información o consentimientos de esa política. El Organizador tiene la opción de descartar el cambio y seguir usando la antigua versión de la plantilla LOPD o puede actualizar la plantilla. Si actualiza la Política de Privacidad, se informará a los inscritos del cambio transcurridos entre 15 y 30 minutos y estos deberán entonces aceptar la nueva política.

Cuando el Organizador actualiza la plantilla de la Política de Protección de Datos modificada por el Administrador, los consentimientos que aceptó el Usuario en el proceso de inscripción quedan obsoletos. El Organizador puede consultar qué usuarios tienen pendiente la aceptación de los nuevos consentimientos, tanto a nivel de evento como de plataforma.

El usuario que esté registrado en la plataforma, puede actualizar sus consentimientos accediendo a su panel privado:

Este texto legal tiene que ver con la propiedad intelectual y también se puede utilizar para incluir instrucciones sobre la presentación formal de un trabajo, pautas y criterios de evaluación de los documentos científicos recibidos.

Este es el texto que se le mostrará al autor de un documento en el formulario de subida de documentación científica. Al igual que en el resto de avisos, Symposium ofrece una plantilla estándar con campos combinados para adaptar el texto a las diferentes necesidades de cada evento.

Como en las demás plantillas legales, se guardará siempre la versión del texto anterior a la edición para que puedas acceder a él o consultarlo en cualquier momento.

Una vez tengas la plantilla creada, puedes añadirla al evento desde la sección de “Recepción de documentación”. A los usuarios del website de un evento les aparece como un enlace “Aceptar términos y condiciones” y tienen que aceptarlos para poder completar la presentación de un trabajo científico.