En Symposium existe un control detallado de la documentación científica de un Evento. Una parte fundamental de esta funcionalidad es la gestión de los documentos que los usuarios que quieren participar envían a los organizadores. Como es sabido, Symposium se adapta a los estándares académicos y para un Evento es posible admitir Abstracts y Comunicaciones. Los primeros son resúmenes de los segundos, que consisten en los trabajos científicos que se quieren presentar en el Evento.

La gestión de la documentación recibida se hace en el menú Doc Científica > Documentación recibida..

Si bien la evaluación de estos contenidos la pueden hacer los miembros de la organización, que está compuesta por el Organizador el Evento y los miembros del Comité Organizador, es frecuente que se encargue a un grupo seleccionado de usuarios de la plataforma, que integrarán el Comité Científico.

Los usuarios remiten documentos al Evento -sean Abstract, sean Comunicaciones- y deben asociarlos a una Temática. Estas tienen designado un Responsable, quien recibirá un email de aviso por cada documento que se reciba. Si no hay un Responsable designado, será el propio Organizador quien reciba todos esos mensajes de aviso.

Es posible consultar un listado completo de los correos electrónicos que genera Symposium en Comunicaciones por correo electrónico.

Al principio de esta sección hay un check que puede ser interesante activar, a criterio de los Organizadores, para activar la opción de anonimato de los documentos. Si se activa, los Revisores nunca podrán ver quién es el autor de los documentos que tienen que evaluar. Esta funcionalidad resulta valiosa en Eventos de carácter científico.

A continuación, esta página se organiza en dos pestañas, una mostrará la colección de Abstracts que se hayan recibido en orden de Temáticas, la otra mostrará en el mismo orden las Comunicaciones.

En la parte superior de cada pestaña hay dos botones:

• Exportar a Excel: permite obtener un documento con el contenido completo de los documentos en formato entendible por varios tipos de aplicaciones, como hojas de cálculo o navegadores web, y todos los demás campos que los autores hayan tenido que rellenar para enviarlos.
• Descargar Zip: permite obtener un fichero de archivo de tipo Zip que contendrá tantas carpetas como documentos haya. Dentro de cada carpeta se tendrá el contenido de los Abstracts o de las Comunicaciones sin los demás campos que los autores hayan tenido que rellenar para enviarlo.

En el listado de resúmenes vemos los datos de cada uno de ellos. Además ppodemos realizar varias acciones:

• Aceptarlo
• Denegarlo
• Puntuarlo
• Descargarlo
• Ver y publicar comentarios
• Contactar con el autor del fichero

Como organizador o comité científico tenemos la posibilidad de moderar los comentarios de las comunicaciones. Esto se realiza desde la página del evento, en el apartado Resúmenes aceptados.