Un Organizador necesitará hacer gestión de los asistentes a un Evento, especialmente cuando la asistencia requiera de validación. Cuando es así, es posible aceptar o rechazar inscripciones de forma individual o afectando a un grupo seleccionado de ellas. También es posible revocar estas decisiones en un sentido o en el opuesto. Incluso es posible rechazar inscripciones que tengan carácter de validación automática y revocar esa decisión después, si es preciso.

Además de las habituales tareas de gestión de asistentes, con esta utilidad es posible obtener un listado de los asistentes, tanto los que están confirmados como los que han sido rechazados, así como los que han cancelado su inscripción de forma voluntaria en su panel privado.

Hay tres secciones en este panel:

• Filtros para localizar asistentes concretos o grupos de asistentes
• Asistencias activas con indicación de estado (confirmado, rechazada o pendiente)
• Asistencias canceladas por parte de los inscritos desde su panel privado

Aquí puedes consultar la lista de asistentes al evento, pudiendo ordenarlos por nombre o por fecha de inscripción, tanto en orden ascendente como descendente, o filtrar los usuarios utilizando el campo de búsqueda. Además, si nuestro evento es de pago, podremos filtrar los asistentes por el estado del pago de su inscripción (confirmada, pendiente o cancelada).

En caso de que algún asistente o asistentes cancele su asistencia, veremos tras el listado un segundo listado de asistencias canceladas.

Según la configuración que dispongamos en nuestra inscripción, nuestro listado nos mostrará los distintos valores correspondientes. La principal diferencia vendrá si hemos decidido crear nuestro evento “Con Validación” ya que esa acción de validar una asistencia se realizará desde este listado.

Este es el caso más frecuente. Un evento de pago sin validación. Como se puede ver, la inscripción tiene el mismo estado que el pago. Cuando se confirma el pago, se confirma al asistente automáticamente.

En este caso se muestra un evento gratuito con validación. No existe estado del pago, ya que no se procesan pagos durante la inscripción. Junto al estado de la inscripción se muestran dos botones que permiten aceptar y rechazar al asistente. Nótese que es posible rechazar a un asistente al que se había aceptado previamente y viceversa.

Por último, ambos sistemas conviviendo: un evento con validación y con pagos. Como podemos ver, independientemente del estado del pago se puede aceptar o rechazar la inscripción. Esta configuración puede ser útil cuando se quiere comprobar las credenciales de los asistentes antes de admitirlos en el evento, de modo que cumplan ciertos requisitos.

Si hacemos clic en el icono con el símbolo +, desplegaremos la información adicional de la inscripción. En primer lugar se nos muestran la fecha en la que se ha realizado la inscripción y la visibilidad de la misma.

En los detalles de inscripción podemos ver el correo de contacto del usuario que ha comprado la inscripción, el identificador de la transacción y el estado del pago.

Podemos ver también que la inscripción contenía también la compra de un producto relacionado.

Finalmente podemos ver las respuestas del asistente en el formulario de inscripción, así como modificar esas respuestas.

Haz clic en el botón “Imprimir/Exportar a Excel” para imprimir el listado de asistentes, o para exportarlo en formato de Excel para compartirlo o guardar una copia.

Al utilizar esta opción se abrirá una nueva pestaña donde podrás configurar si quieres compartir el listado completo o incluir únicamente algunos de sus campos. Tras seleccionar cómo quieres compartirlo, haz clic en “Exportar a Excel” o “Imprimir” para realizar la acción deseada.