La App Organizadores de SYMPOSIUM está enfocada al equipo de organización de cada evento de la institución. Su función principal es permitir el control de acceso al evento mediante la lectura de los códigos QR que los asistentes reciben en el correo electrónico tras inscribirse.

Esta app es exclusiva para Organizadores de eventos, miembros del Comité Organizador y miembros de comités personalizados con permiso para gestionar asistentes.

Para poder usarla, es necesario ser el Organizador de un evento, o bien haber sido autorizado por el organizador a formar parte del comité de organización. Sus funciones son:

• Mostrar información del evento y el listado de asistentes
• Escaneo de códigos QR para el control de acceso y acreditación
• Envío de notificaciones PUSH a asistentes
• Difusión de los eventos a los contactos y seguidores de redes sociales

Cómo accede el Organizador a sus eventos

Los Organizadores deben vincular la app con su cuenta de SYMPOSIUM. Para ello, en el primer uso de la app deben:

1. Indicar el email con el que están registrados
2. Recibirán en su buzón un email con un enlace; deben abrir el mensaje con el mismo teléfono móvil con el que usan la app
3. Al pulsar en el enlace, se abrirá el navegador del terminal, que mostrará un botón que también deben pulsar. Es un magic link que lanzará la app ya vinculada a la cuenta del Organizador.

Si un organizador gestiona eventos en diferentes universidades, deberá elegir una para la sesión de trabajo. En el emial aparecerán tantos botones como universidades gestione el Organizador.

La aplicación solo muestra los eventos que el Organizador gestiona en una universidad y queda vinculada a ella. Para cambiar de universidad, el organizador tendrá que hacer log out, es decir, desvincular la app. A continuación, debe localizar el mensaje de email original (o volver a solicitarlo), pulsar el link que lleva a la página web en la que aparecen todas las universidades y seleccionar la que quiere gestionar.

En la app se muestran eventos públicos y privados, con gestión de inscripciones activa y con plazo de celebración e inscripción aún abiertos.

La aplicación requiere que el usuario que intenta hacer login sea organizador (propietario) de un evento, o bien que forme parte de un comité que incluya los permisos:

• Gestionar asistentes
• Contactar con asistentes

También se requiere que la plataforma de la institución tenga activa la conexión con la app SYMPOSIUM Organizadores. Algunas universidades pueden mantener en uso antiguas aplicaciones a medida. Se debe decidir si seguir usándolas o pasar a enlazar con SYMPOSIUM Organizadores.

Puede que un usuario organice eventos que no reúnan los requisitos para aparecer en la App. Esto no quiere decir necesariamente que el usuario no organice ningún evento, sino que en ese momento ninguno de los que gestiona contiene funciones que se puedan manejar con la app.

Contenidos de la App Organizadores

Home y Programa

Son los dos botones a la izquierda del menú que aparece en la parte inferior de la app.

• Home: muestra el contenido de la portada del evento con la descripción breve
• Programa: muestra las actividades del programa del evento que se hayan grabado con el Editor de agenda. No muestra el contenido que se haya subido con el editor de texto.

Difusión de los eventos

Todos los eventos que organizas y que reúnen las condiciones para ser mostrados en la app de Organizadores pueden ser fácilmente compartidos a través de los medios que dispongas en tu dispositivo donde tienes instalada la app. De esta forma podrás compartir tus eventos a tus contactos a través de Whatsapp, por correo electrónico, redes sociales o cualquier aplicación que tengas descargada en tu terminal.

Para copartir un evento, primero tendrás que acceder al detalle del mismo y, en la parte superior derecha, localizar el icono de compartir. A continuación se deplegará un listado con las aplicaciones disponibles con las que puedes compartir el evento. Selecciona la que deseas utilizar y difunde tu evento.

Escaneo de códigos QR (Check-in)

Es la principal función de la app y se accede a ella con el botón central del menú inferior. Se puede hacer check-in de eventos en cualquier momento, dentro o fuera de sus fechas de celebración.

Se requerirá al organizador que conceda a la app el permiso de acceso a la cámara del teléfono.

Pasos a seguir:

1. Visitar la sección Asistentes y sincronizar la app con la base de datos
2. Entrar a la sección de lectura QR

La lectura de códigos es automática, no hay que pulsar botones. Por cada QR correcto, se muestra un marco en verde y el teléfono de un aviso con un sonido.

En la pantalla se muestra un recuento de los registros confirmados hasta el momento y los que quedan pendientes de escanear.

También se alerta de los QR no se leen bien y de los QR que no corresponden a inscripciones válidas o confirmadas.

Control y consulta de productos vendidos

Cuando en un evento haya productos a la venta y los asistentes los hayan adquirido, se puede controlar la entrega de estos. De nuevo, esta funcionalidad estará disponible sólo a partir de la fecha de inicio del evento.

El organizador puede marcar con un check los productos que se entregan al asistente. Esta operación puede hacerse durante el check-in o después de él. El listado de productos se puede consultar en el menú Asistentes y así, si prodece, marcar los productos entregados en cualquier momento.

Envío de notificaciones Push a los asistentes

Es posible enviar notificaciones tipo Push a los asistentes del evento que tengan instalada la App. Estos mensajes llegan al asistentes como una notificación.

El organizador dispone del menú “Mensajes” para enviar estas notificaciones, bien a in solo asistente, a un grupo de ellos o a todos ellos. Además, se guarda un historial de notificaciones enviadas.

Además de estas herramientas de la app, el organizador puede enviar notificaciones a los asistentes que tienen la aplicación instalada en su dispositivo a través del menú “Notificaciones a aplicaciones móviles” desde el gestor web.

Consulta del listado de asistentes

En la app de Organizadores se puede consultar el listado de asistentes de cada evento. Para ello, hay un botón específico en el menú inferior. Se puede acceder al detalle de un asistente en concreto y obtener el estado de la asistencia y los productos adquiridos. También es posible enviar desde este panel una notificación personal al asistente.

Cuando se visita esta sección, la app intenta hacer una sincronización de los datos de forma automática, siempre que haya conexión a internet. También se puede solicitar manualmente con el botón de la parte superior derecha, con dos flechas haciendo un círculo. Este proceso lanza una sincronización completa: se envía a la plataforma el estado de nuevas lecturas de QR y productos entregados, y se obtiene una lista de asistentes actualizada.