La App Organizadores de SYMPOSIUM está enfocada al equipo de organización de cada evento de la institución. Su función principal es permitir el control de acceso al evento mediante la lectura de los códigos QR que los asistentes reciben en el correo electrónico tras inscribirse.

Esta app es exclusiva para Organizadores de eventos, miembros del Comité Organizador y miembros de comités personalizados con permiso para gestionar asistentes.

Para poder usarla, es necesario ser el Organizador de un evento, o bien haber sido autorizado por el organizador a formar parte del comité de organización. Sus funciones son:

• Mostrar información del evento y el listado de asistentes
• Escaneo de códigos QR para el control de acceso y acreditación
• Envío de notificaciones PUSH a asistentes
• Difusión de los eventos a los contactos y seguidores de redes sociales

Cómo accede el Organizador a sus eventos

Los Organizadores deben vincular la app con su cuenta de SYMPOSIUM. Para ello, en el primer uso de la app deben:

1. Indicar el email con el que están registrados
2. Recibirán en su buzón un email con un enlace; deben abrir el mensaje con el mismo teléfono móvil con el que usan la app
3. Al pulsar en el enlace, se abrirá el navegador del terminal, que mostrará un botón que también deben pulsar. Es un magic link que lanzará la app ya vinculada a la cuenta del Organizador.

Si un organizador gestiona eventos en diferentes universidades, deberá elegir una para la sesión de trabajo. En el emial aparecerán tantos botones como universidades gestione el Organizador.

La aplicación solo muestra los eventos que el Organizador gestiona en una universidad y queda vinculada a ella. Para cambiar de universidad, el organizador tendrá que hacer log out, es decir, desvincular la app. A continuación, debe localizar el mensaje de email original (o volver a solicitarlo), pulsar el link que lleva a la página web en la que aparecen todas las universidades y seleccionar la que quiere gestionar.

En la app se muestran eventos públicos y privados, con gestión de inscripciones activa y con plazo de celebración e inscripción aún abiertos.

La aplicación requiere que el usuario que intenta hacer login sea organizador (propietario) de un evento, o bien que forme parte de un comité que incluya los permisos:

• Gestionar asistentes
• Contactar con asistentes

También se requiere que la plataforma de la institución tenga activa la conexión con la app SYMPOSIUM Organizadores. Algunas universidades pueden mantener en uso antiguas aplicaciones a medida. Se debe decidir si seguir usándolas o pasar a enlazar con SYMPOSIUM Organizadores.

Puede que un usuario organice eventos que no reúnan los requisitos para aparecer en la App. Esto no quiere decir necesariamente que el usuario no organice ningún evento, sino que en ese momento ninguno de los que gestiona contiene funciones que se puedan manejar con la app.

Contenidos de la App Organizadores

Home y Programa

Son los dos botones a la izquierda del menú que aparece en la parte inferior de la app.

• Home: muestra el contenido de la portada del evento con la descripción breve
• Programa: muestra las actividades del programa del evento que se hayan grabado con el Editor de agenda. No muestra el contenido que se haya subido con el editor de texto.

Difusión de los eventos

Todos los eventos que organizas y que reúnen las condiciones para ser mostrados en la app de Organizadores pueden ser fácilmente compartidos a través de los medios que dispongas en tu dispositivo donde tienes instalada la app. De esta forma podrás compartir tus eventos a tus contactos a través de Whatsapp, por correo electrónico, redes sociales o cualquier aplicación que tengas descargada en tu terminal.

Para copartir un evento, primero tendrás que acceder al detalle del mismo y, en la parte superior derecha, localizar el icono de compartir. A continuación se deplegará un listado con las aplicaciones disponibles con las que puedes compartir el evento. Selecciona la que deseas utilizar y difunde tu evento.

Una vez leído el código, si se trata de un asistente correcto para el evento seleccionado, se marcará dicho asistente en el listado con un icono azul que indica el estado pendiente de sincronización. Por cuestiones de agilidad a la hora de identificar un gran número de asistentes, las comprobaciones se hacen localmente en el teléfono para luego sincronizar los datos con el servidor de SYMPOSIUM by Emagister. De esta manera, es posible leer rápidamente varias acreditaciones seguidas y posteriormente sincronizar estos datos en el servidor. Para sincronizar, simplemente pulsa sobre el botón de la esquina superior derecha representado por una flecha circular. Una vez sincronizado, los asistentes se marcarán con un icono verde si es correcto o un icono rojo si hubo algún problema con su acreditación.

Para enviar una notificacion a un asistente concreto sólo tienes que pulsar sobre el icono situado a la derecha del nombre del asistente en el listado. Esto te llevará al formulario de envío de notificaciones en la APP, simplemente escribe el texto que quieres enviarle y pulsa el botón Enviar.

Para el envío de notificaciones a todos los asistentes al evento, ve a la sección notificaciones pulsando Notificaciones en la barra superior de la vista detalle de un evento. En esta vista se muestra el listado de notificaciones enviadas a tus asistentes y un botón Enviar notificación.

Pulsando sobre el botón Enviar notificación accederás al formulario de envío de notificaciones que, en este caso, llegaría a todos los asistentes al evento seleccionado.