Creación de un Evento

Symposium es una plataforma de gestión que integra múltiples herramientas y funcionalidades que pone a tu disposición para que puedas crear y personalizar eventos acorde a tus necesidades.

Para comenzar a crear un nuevo evento, tendrás que ser Organizador de eventos. Este rol puede crearlo un Administrador de la plataforma desde el Panel de Administración.

Accede con la cuenta de Organizador a tu panel privado y, en la pestaña “Panel Organizador” verás el botón “Crear nuevo evento”.

También puedes encontrar la opción de crear un evento en “Quiero crear un evento” accesible desde la sección “Servicios” en el menú habilitado en la pate inferior de la pantalla.

La creación de un evento es un proceso que consta de dos partes:

- Formulario de alta del evento.

- Edición avanzada del evento, personalización, edición de contenido, etc.

El formulario de creación de un nuevo evento recoge los datos y ajustes necesarios con los que se podría publicar un evento directamente. Este formulario se divide en tres secciones: Datos básicos, Temática y Ajustes adicionales.

Esta primera sección está destinada a indicar los datos básicos de tu evento.

- Configurar la visibilidad de tu evento

Si el evento es público, será accesible por cualquier visitante que realice una búsqueda en cualquier buscador. En cambio, si es privado, solo será accesible a través de la URL específica que se genera y que el Organizador puede facilitar a los usuarios interesados.

- Seleccionar el idioma original del evento

Tendrás que especificar en que versión introducirás los primeros contenidos de tu evento. Esta opción se utiliza para detectar que el texto introducido en el idioma original tiene que corresponder al indicado. En ningún momento se puede utilizar como una herramienta de traducción.

- Insertar un Título

El título de tu evento no puede sobrepasar los 100 caracteres.

- Especificar una Descripción para la home de tu evento. Hay más información sobre el editor aquí.

Este editor de texto está pensado para indicar la descripción del evento, que aparecerá en la página principal.Podrás aplicar distintos estilos y fuentes, sin escatimar en limitaciones, así como copiar y pegar textos procedentes de Word o páginas web, subir imágenes e insertar bloques de código HTML haciendo click en el editor “Fuente HTML”.

- Opcionalmente puedes indicar una descripción corta para buscadores:

Debe ser un texto no superior a 50 palabras y que servirá para mejorar el posicionamiento del evento en los motores de búsqueda. Este fragmento no se mostrará en la web del evento, por lo que puedes poner tantas etiquetas y palabras clave como necesites para mejorar el posicionamiento orgánico de la web.

-Indicar las fechas de celebración del acto:

- Indicar la ubicación de tu evento

Define una localización para el evento. Para ello, puedes utilizar la ubicación de tu navegador, autorizando el aviso emergente que aparece en la ventana de tu navegador, o bien, buscar la ubicación en el mapa.

También es posible que el Administrador de la cuenta de tu institución haya creado una lista de ubicaciones estándar. Si es así, verás dos campos “directorio de ubicaciones” y “Ubicación”. Opcionalmente, puedes asignar a tu evento una de las ubicaciones creadas por el Administrador de la plataforma para especificar aún más el lugar de celebración del acto.

Además, para concretar aún más, puedes añadir el nombre del lugar dónde se va a celebrar el evento. El texto que indiques ayudará a mejorar el posicionamiento web del evento.

- Subir una imagen de cabecera

Carga o arrastra directamente una imagen de cabecera para tu evento y a continuación ajusta el área de recorte que quieras definir. Ten en cuneta que dependiendo de la plantilla que uses en el evento, el tamaño recomendado de la imagen varía. El peso máximo para un archivo de imagen en formato jpg, png o gif no debe exceder de los 5MB.

Este bloque está destinado a indicar la temática y tipología del evento.

Indica el tipo de evento que quieres celebrar. La plataforma dispone de un listado de tipos de eventos predefinidos, pero si ninguno se ajusta por completo a lo que necesitas, el Administrador de la plataforma puede dar de alta nuevos tipos de evento personalizados.

El siguiente paso es definir las categorías a las que pertenece tu evento e introducir palabras clave, de forma que se pueda encontrar fácilmente el evento con el buscador de la plataforma y pueda relacionarse con otros eventos del mismo tipo o la misma temática. Estos datos ayudarán, además, a que el Evento tenga mejor impacto en los motores de búsqueda como Google y localizable.

En esta última sección tendrás que configurar los últimos ajustes de tu evento:

- Portada En el caso de que en tu instancia se haya configurado más de una portada, será necesario que, si el evento no es privado, selecciones al menos una de las portadas en las que estés autorizado para publicar. - Formato de presentación Existen dos formatos de evento:

• Evento estándar: se trata de un evento que tiene un website propio con todas las opciones de gestión, incluyendo plantillas, gestión de inscripciones, asistentes y documentación científica. Para este tipo de evento se dispone de todas las herramientas y secciones disponibles en la plataforma.
• Evento de agenda: es una versión muy reducida para eventos que sólo requieren una página presencial en la agenda de la institución para avisar de una acción o actividad de interés. Este tipo de evento no dispone de menú con secciones.

- Dirección web

Opcionalmente puedes añadir un conjunto de palabras descriptivas a la URL para personalizarla en la medida de lo posible y lograr un mejor posicionamiento web.

- Datos del organizador

Además es posible decidir si quieres que el nombre del organizador aparezca en la descripción del evento y especificar un teléfono y una dirección de correo electrónico de contacto, así como definir una dirección web personalizada para el evento de manera que sea más fácil de recordar.

Cuando termines de completar el formulario con los datos requeridos y clickes en “Siguiente”, aparecerá el siguiente modal con las opciones para:

- Seguir editando el evento de forma más avanzada con las herramientas del gestor.

- Publicar directamente el evento con los datos introducidos en el formulario de creación.

- Hacer una vista previa del evento.

Ahora que has creado una estructura básica de evento, podrás indicar información más detallada utilizando el Panel de Edición del Evento, situado en la parte izquierda. También podrás tener una vista previa para comprobar cómo se mostrará el Evento al público una vez que lo publiques.

Cuando lo tengas todo listo y estimes que es el momento adecuado, haz clic en el botón “Publicar evento” para hacerlo visible al público y comenzar con su difusión.

Puedes editar el Evento incluso cuando esté publicado desde tu Panel Organizador, haciendo clic en el icono Editar podrás localizar en la esquina inferior de la tarjeta del evento.

En groso modo, el Panel de edición del evento incluye los siguientes menús:

Estadísticas

• Resumen del evento

Contenido

• Personalización y subida del contenido y pestañas del menú del evento.
• Organizadores, ponentes, patrocinadores y programa del evento.

Diseño

• Diseño de la web del evento.
• Asignación de plantillas de estilos para la web y personalización.

Herramientas

• Gestión de noticias.
• Mapa del lugar de celebración del Evento y sitios de interés.
• Posibilidad de ceder la propiedad del evento a otro usuario.
• Subida de vídeos.
• Configuración de fechas y un calendario del evento.
• Posibilidad de enviar notificaciones a los asistentes mediante la App móvil.
• Creación de comités y asignación de roles de usuario en la gestión del evento.
• Activación del modo multi idioma para crear versiones del evento en otros idiomas.
• Posibilidad de asignar un dominio personalizado a la web de tu evento.

Difusión

• Opciones de difusión del Evento, sistema de comentarios y meta-datos para los motores de búsqueda.

Documentación científica

• Gestión y revisión de documentos científicos subidos al evento.
• Repositorio de trabajos recibidos al evento para su evaluación.
• Asignación de revisores y trabajos científicos
• Creación de formularios personalizados de subida de documentos

Asistentes

• Creación y configuración de inscripciones, aforo, lista de espera y plazos específicos.
• Gestión del listado de asistentes.
• Venta de productos.
• Control de la asistencia a través del lector Qr de la App Organizadores.
• Inscripción masiva de grupos de usuarios.
• Herramientas para enviar comunicados a grupos de usuarios y personalización de un mensaje de bienvenida.
• Creación de diplomas y acreditaciones del evento.

Nota importante: puedes reutilizar un evento pasado para abrir de nuevo los plazos de celebración, siempre y cuando no hayan pasado más de 90 días. En tal caso, la mejor opción es crear una nueva edición del evento duplicándolo.