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+++ app_organizadores [2024/10/01 11:41] (actual) – symposium
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 ===== Introducción =====
-Si eres organizador de un evento, esta APP te permite controlar la asistencia a dicho evento mediante la lectura del código QR de la acreditación y enviar notificaciones a tus asistentes de forma sencilla.
+La App Organizadores de SYMPOSIUM está enfocada al equipo de organización de cada evento de la institución. Su función principal es permitir el control de acceso al evento mediante la lectura de los códigos QR que los asistentes reciben en el correo electrónico tras inscribirse.
-===== Acceso a la APP como organizador de un evento =====
+===== Funcionalidades de la App Organizadores =====
-Para ver el listado de eventos que organizas necesitas enlazar la APP con tu usuario de SYMPOSIUM by Emagister. Accede a la plataforma web y dirígete al panel de //Configuración//. En el menú de herramientas selecciona la opción //Aplicación móvil//.
+Esta app es exclusiva para Organizadores de eventos, miembros del Comité Organizador y miembros de comités personalizados con permiso para gestionar asistentes.
-{{  :app_organizadores:menu_vincular.png?nolink&  }}
+Para poder usarla, es necesario ser el Organizador de un evento, o bien haber sido autorizado por el organizador a formar parte del comité de organización. Sus funciones son:
-Lee el código QR con tu smartphone y verás cómo cambia el mensaje de espera de vinculación indicando que el proceso se ha realizado correctamente. A partir de este momento tienes acceso a todos los apartados privados de la APP.
+  * Mostrar información del evento y el listado de asistentes
+  * Escaneo de códigos QR para el control de acceso y acreditación
+  * Envío de notificaciones PUSH a asistentes
+  * Difusión de los eventos a los contactos y seguidores de redes sociales
+ <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>**Cómo accede el Organizador a sus eventos**</font>
-{{  :app_organizadores:vincular_app_organizadores.png?nolink&  }}
+Los Organizadores deben vincular la app con su cuenta de SYMPOSIUM. Para ello, en el primer uso de la app deben:
-La lectura del código puedes realizarla desde la opción //Leer QR// en la APP para organizadores.
+  - Indicar el email con el que están registrados
+  - Recibirán en su buzón un email con un enlace; deben abrir el mensaje con el mismo teléfono móvil con el que usan la app
+  - Al pulsar en el enlace, se abrirá el navegador del terminal, que mostrará un botón que también deben pulsar. Es un magic link que lanzará la app ya vinculada a la cuenta del Organizador.
-{{  :app_organizadores:home.png?nolink&240  }}
+Si un organizador gestiona eventos en diferentes universidades, deberá elegir una para la sesión de trabajo. En el emial aparecerán tantos botones como universidades gestione el Organizador.
-===== Identificación de asistentes =====
+{{  :app_organizadores:imagen_1.png?nolink&240x432  }}
-Al acceder a la APP como organizador se mostrará el listado de los eventos próximos que organizas. Si deseas cambiar de usuario sólo tienes que pulsar //Salir// en la barra inferior para cerrar la sesión con este usuario.
+La aplicación solo muestra los eventos que el Organizador gestiona en una universidad y queda vinculada a ella. Para cambiar de universidad, el organizador tendrá que hacer log out, es decir, desvincular la app. A continuación, debe localizar el mensaje de email original (o volver a solicitarlo), pulsar el link que lleva a la página web en la que aparecen todas las universidades y seleccionar la que quiere gestionar.
-{{  :app_organizadores:proximos.png?nolink&240  }}
+===== Condiciones para mostrar eventos en la App =====
-Para acceder a un evento específico selecciónalo en la lista de eventos próximos, se mostrará una vista con dos secciones //Asistentes// y //Notificaciones//. En la sección //Asistentes// se listarán todos los asistentes al evento y un botón en la parte inferior //Identificar asistente//.
+En la app se muestran eventos públicos y privados, con gestión de inscripciones activa y con plazo de celebración e inscripción aún abiertos.
-{{  :app_organizadores:asistentes.png?nolink&240  }}
+La aplicación requiere que el usuario que intenta hacer login sea organizador (propietario) de un evento, o bien que forme parte de un comité que incluya los permisos:
-Pulsando sobre el botón //Identificar asistente// se abrirá el lector de códigos QR mediante la cámara del teléfono, debes enfocar el código QR hasta escuchar la señal de confirmación.
+  * Gestionar asistentes
+  * Contactar con asistentes
-{{  :app_organizadores:qr.png?nolink&240  }}
+También se requiere que la plataforma de la institución tenga activa la conexión con la app SYMPOSIUM Organizadores. Algunas universidades pueden mantener en uso antiguas aplicaciones a medida. Se debe decidir si seguir usándolas o pasar a enlazar con SYMPOSIUM Organizadores.
-Una vez leído el código, si se trata de un asistente correcto para el evento seleccionado, se marcará dicho asistente en el listado con un icono azul que indica el estado pendiente de sincronización. Por cuestiones de agilidad a la hora de identificar un gran número de asistentes, las comprobaciones se hacen localmente en el teléfono para luego sincronizar los datos con el servidor de SYMPOSIUM by Emagister. De esta manera, es posible leer rápidamente varias acreditaciones seguidas y posteriormente sincronizar estos datos en el servidor. Para sincronizar, simplemente pulsa sobre el botón de la esquina superior derecha representado por una flecha circular. Una vez sincronizado, los asistentes se marcarán con un icono verde si es correcto o un icono rojo si hubo algún problema con su acreditación.
+Puede que un usuario organice eventos que no reúnan los requisitos para aparecer en la App. Esto no quiere decir necesariamente que el usuario no organice ningún evento, sino que en ese momento ninguno de los que gestiona contiene funciones que se puedan manejar con la app.
-===== Envío de notificaciones a un asistente desde la APP =====
+{{  :app_organizadores:iamegn_2.png?nolink&240  }}
-Para enviar una notificacion a un asistente concreto sólo tienes que pulsar sobre el icono situado a la derecha del nombre del asistente en el listado. Esto te llevará al formulario de envío de notificaciones en la APP, simplemente escribe el texto que quieres enviarle y pulsa el botón //Enviar//.
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Contenidos de la App Organizadores</font> **
-{{  :app_organizadores:notif_asistente.png?nolink&240  }}
+** <font 16px/inherit;;inherit;;inherit>Home y Programa</font> **
-===== Envío de notificaciones a todos los asistentes desde la APP =====
+Son los dos botones a la izquierda del menú que aparece en la parte inferior de la app.
-Para el envío de notificaciones a todos los asistentes al evento, ve a la sección notificaciones pulsando //Notificaciones// en la barra superior de la vista detalle de un evento. En esta vista se muestra el listado de notificaciones enviadas a tus asistentes y un botón //Enviar notificación//.
+  * Home: muestra el contenido de la portada del evento con la descripción breve
+  * Programa: muestra las actividades del programa del evento que se hayan grabado con el Editor de agenda. No muestra el contenido que se haya subido con el editor de texto.
-{{  :app_organizadores:notificaciones.png?nolink&240  }}
+{{  :app_organizadores:imagen_3.png?nolink&240  }}
-Pulsando sobre el botón //Enviar notificación// accederás al formulario de envío de notificaciones que, en este caso, llegaría a todos los asistentes al evento seleccionado.
+{{  :app_organizadores:iamgen_4.png?nolink&240x304  }}
-{{  :app_organizadores:notif_general.png?nolink&240  }}
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Difusión de los eventos</font> **
+Todos los eventos que organizas y que reúnen las condiciones para ser mostrados en la app de Organizadores pueden ser fácilmente compartidos a través de los medios que dispongas en tu dispositivo donde tienes instalada la app. De esta forma podrás compartir tus eventos a tus contactos a través de Whatsapp, por correo electrónico, redes sociales o cualquier aplicación que tengas descargada en tu terminal.
+Para copartir un evento, primero tendrás que acceder al detalle del mismo y, en la parte superior derecha, localizar el icono de compartir. A continuación se deplegará un listado con las aplicaciones disponibles con las que puedes compartir el evento. Selecciona la que deseas utilizar y difunde tu evento.
+{{  :app_organizadores:imagen_5.png?nolink&240  }}
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Escaneo de códigos QR (Check-in)</font> **
+Es la principal función de la app y se accede a ella con el botón central del menú inferior. Se puede hacer check-in de eventos en cualquier momento, dentro o fuera de sus fechas de celebración.
+Se requerirá al organizador que conceda a la app el permiso de acceso a la cámara del teléfono.
+Pasos a seguir:
+  - Visitar la sección Asistentes y sincronizar la app con la base de datos
+  - Entrar a la sección de lectura QR
+{{  :app_organizadores:imagen_6.png?nolink&240x433  }}
+La lectura de códigos es automática, no hay que pulsar botones. Por cada QR correcto, se muestra un marco en verde y el teléfono de un aviso con un sonido.
+En la pantalla se muestra un recuento de los registros confirmados hasta el momento y los que quedan pendientes de escanear.
+{{  :app_organizadores:imagen_7.png?nolink&240x208  }}
+También se alerta de los QR no se leen bien y de los QR que no corresponden a inscripciones válidas o confirmadas.
+{{  :app_organizadores:imagen_8.png?nolink&240x442  }}
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Control y consulta de productos vendidos</font> **
+Cuando en un evento haya productos a la venta y los asistentes los hayan adquirido, se puede controlar la entrega de estos. De nuevo, esta funcionalidad estará disponible sólo a partir de la fecha de inicio del evento.
+El organizador puede marcar con un check los productos que se entregan al asistente. Esta operación puede hacerse durante el check-in o después de él. El listado de productos se puede consultar en el menú Asistentes y así, si prodece, marcar los productos entregados en cualquier momento.
+ \\ {{  :app_organizadores:imagen_9.png?nolink&240  }}
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Envío de notificaciones Push a los asistentes</font> **
+Es posible enviar notificaciones tipo Push a los asistentes del evento que tengan instalada la App. Estos mensajes llegan al asistentes como una notificación.
+El organizador dispone del menú "Mensajes" para enviar estas notificaciones, bien a in solo asistente, a un grupo de ellos o a todos ellos. Además, se guarda un historial de notificaciones enviadas.
+{{  :app_organizadores:imagen_10.png?nolink&240  }}
+Además de estas herramientas de la app, el organizador puede enviar notificaciones a los asistentes que tienen la aplicación instalada en su dispositivo a través del menú "Notificaciones a aplicaciones móviles" desde el gestor web.
+{{  :app_organizadores:imagen_11.png?nolink&240x281  }} <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>**Consulta del listado de asistentes**</font>
+ <font 14px/inherit;;inherit;;inherit>En la app de Organizadores se puede consultar el listado de asistentes de cada evento. Para ello, hay un botón específico en el menú inferior. Se puede acceder al detalle de un asistente en concreto y obtener el estado de la asistencia y los productos adquiridos. También es posible enviar desde este panel una notificación personal al asistente.</font>
+ <font 14px/inherit;;inherit;;inherit>Cuando se visita esta sección, la app intenta hacer una sincronización de los datos de forma automática, siempre que haya conexión a internet. También se puede solicitar manualmente con el botón de la parte superior derecha, con dos flechas haciendo un círculo. Este proceso lanza una sincronización completa: se envía a la plataforma el estado de nuevas lecturas de QR y productos entregados, y se obtiene una lista de asistentes actualizada.</font>
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Cómo se sincroniza con la plataforma</font> **
+Es necesario realizar una primera sincronización de la app con la plataforma. En situaciones en las que la lectura de QR se vaya a realizar en lugares donde puede que no hay conexión, es importante anticipar una primera sincronización donde sí se tenga concexión a internet.
+La sincronización se lanza manualmente desde la sección Asistentes, con el botón de la parte superior derecha, con forma de flechas haciendo un círculo.
+En las sucesivas operaciones de sincronización, que se deben lanzar también manualmente, primero se enviarán datos al servidor y después se obtendrá una nueva lista de asistentes actualizada.
+En función del número de asistentes al evento y del número de códigos QR que se hayan leíso con el teléfono, la sincronización puede tardar algo de tiempo. Por seguridad, al app espera un minuto para completar la sincronización. Pero pudiera darse el caso de que requiera más tiempo y la pp llegue a cerrar la conexión co un mensaje de alerta. A pesar de ello, la sincronización seguirá su curso en el servidor hasta completarse. Así pues, basta con guardar un minuto más y lanzar de nuevo la sincronización desde la sección asistentes para obtener el listado completo.
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Diferentes dispositivos</font> **
+Es posible realizar la lectura de códigos QR para el mismo evento desde varios dispositivos a la vez, teniendo en cuenta que todas fubncionarán en modo offline sobre una copia interna de asistentes. Puede advertirse que a medida que avance el proceso de lectura QR, las listas internas de cada teléfono serán diferentes. Todas las listas se unen en el servidor mediante el procesos de sincronización, que siempre se lanza a mano desde la sección de Asistentes.
+Cada dispositivo tiene que estar vinculado a una cuenta de organizador o miembro del comité organizador de ese mismo evento. No se puede utilizar la misma cuenta en varios dispositivos.
+Cuando se van a utilizar varios dispositivos móviles, se debe establecer un protocolo entre todos los usarios que vayan a hacer lectura QR. El aspecto fundamental es que cada dispositivo que acabe una sincronización vuelve a operar en modo offline y a medida que los demás dispositivos sincronicen sus datos, su lista interna puede quedar desactualizada.
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Pérdida de conexión</font> **
+ <font 14px/inherit;;inherit;;inherit>Es posible hacer el chek-in de asistentes y productos sin necesidades de los dispositivos con los que se realiza el control de asistencia tenga conexión a internet. Como se ha expuesto en los apartados anteriores, la app trabaja siempre offline con una copia interna de los datos del servidor, que es necesario actualizar manualmente desde la sección Asistentes.</font>
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Configuraciones y log out</font> **
+La app organizadores dispone de una sección de configuración en la que el organizador puede consultar la lincencia, los términos y condiciones de la aplicación, configurar el sonido que se reproduce al escnear los QR's y, en última instancia, cerar sesión.
+Una vez cerrada la sesión, el organizador puede volver a utilizar los enlaces mágicos del email que recibió para cargar los eventos que organiza de la misma institución o, en su caso, de otras instituciones con las que colabore.
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Fallo de conexión con la red y acceso a la cuenta desde otro dispositivo</font> **
+Hay dos tipos de notificaciones que aparecen en función del tipo de fallo con la conexión a internet aparecerá el siguiente aviso:
+  * En el caso que el dispositivo con el que se esté realizando el control de acceso no tenga conexión a internet, aparecerá el siguiente aviso:
+{{  :app_organizadores:imagen_15.png?nolink&240x164  }}
+  * En el caso de que el dispositivo con el que se está utilizando la App Organizadores de repente experimente un fallo en la conexión:
+{{  :app_organizadores:imagen_16.png?nolink&240x159  }}
+** <font 20px/inherit;;inherit;;inherit>Recomendaciones al Organizador</font> **
+El uso de ambas aplicaciones móviles de SYMPOSIUM, Organizadores y Asistentes, facilita la gestión, accesibilidad y comunicación entre el organización y asistentes.
+A fin de garantizar una mejor comunicación mutua, además de entre los propios asistentes, es recomendable que, si no lo han descargado, el organizador del evento sugiera a los asistemntes instalar la app en sus dispositivos y vincular su inscripción a la misma. Así los usuarios tendrán fácil acceso a todos los eventos a los que asisten a su acreditación y a la opción de comuncarse con la organización y demás asistentes al evento. También podrán compartir el evento, ayudando a su difusión, y localizarse e inscribirse en aquellos que le puedan interesar.